Art. 36 REG_2024_2509 – Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs

(1)Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung erfolgt der Haushaltsvollzug unter Einhaltung einer den einzelnen Haushaltsvollzugsarten angemessenen und mit den maßgeblichen sektorspezifischen Vorschriften im Einklang stehenden effizienten und wirksamen internen Kontrolle.

(2)Für die Zwecke des Haushaltsvollzugs wird die interne Kontrolle auf allen Ebenen der Verwaltung angewandt und ist darauf gerichtet, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird: a) Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge; b) eine zuverlässige Berichterstattung; c) die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen; d) die Prävention, Aufdeckung, Berichtigung und Weiterverfolgung von Unregelmäßigkeiten, einschließlich Betrug, Korruption, Interessenkonflikten und Doppelfinanzierung, auch durch die freiwillige Nutzung eines einzigen integrierten und interoperablen Informations- und Überwachungssystems, einschließlich eines einzigen Instruments zur Datenauswertung und Risikobeurteilung, das von der Kommission bereitgestellt wird und den Zugang zu Daten zu den Empfängern von Unionsmitteln sowie den wirtschaftlichen Eigentümern dieser Empfänger im Sinne des Artikels 3 Nummer 6 der Richtlinie (EU) 2015/849, sowie deren elektronische automatische Abfrage, Aufzeichnung, Speicherung und Analyse im Einklang mit den sektorspezifischen Regelungen ermöglicht; e) eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.

(3)Eine wirksame interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere folgende Merkmale auf: a) Aufgabentrennung; b) eine angemessene Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die auch die Kontrolle bei den Empfängern vorsieht; c) angemessene Prüfpfade und Integrität der gespeicherten Daten einschließlich elektronischer Daten; d) Verfahren zur Überwachung der Wirksamkeit und Effizienz; e) Verfahren für Folgemaßnahmen in Bezug auf festgestellte Mängel und Ausnahmen bei der internen Kontrolle; f) regelmäßige Prüfung des Systems der internen Kontrolle auf seine reibungslose Funktionsweise.

(4)Eine effiziente interne Kontrolle stützt sich auf die folgenden Elemente: a) Umsetzung einer angemessenen Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die mit allen maßgeblichen Akteuren der Kontrollkette abgestimmt wird; b) Zugänglichkeit der Kontrollergebnisse für alle maßgeblichen Akteure der Kontrollkette; c) erforderlichenfalls Heranziehen von Verwaltungserklärungen der Durchführungspartner sowie Bestätigungsvermerke unabhängiger Prüfstellen, sofern die zugrunde liegenden Arbeiten von angemessener und annehmbarer Qualität sind und nach vereinbarten Standards durchgeführt wurden; d) rechtzeitige Korrekturmaßnahmen, erforderlichenfalls einschließlich der Verhängung abschreckender Strafen; e) klare, eindeutige Rechtsvorschriften als Grundlage der betreffenden politischen Maßnahmen, einschließlich Basisrechtsakten zu den Einzelheiten der internen Kontrolle; f) Verhinderung von Mehrfachkontrollen; g) Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses der Kontrollen.

(5)Im Fall einer anhaltend hohen Fehlerquote bei der Umsetzung ermittelt die Kommission die Schwachstellen der Kontrollsysteme, analysiert Kosten und Nutzen möglicher Korrekturmaßnahmen und schlägt geeignete Maßnahmen vor, z.

Vereinfachung der geltenden Bestimmungen, Verbesserung der Kontrollsysteme und Umgestaltung des Programms oder des Ausführungsrahmens.

(6)Für die Zwecke von Absatz 2 Buchstabe d des vorliegenden Artikels und unbeschadet des Unterabsatzes 2 des vorliegenden Absatzes stellen die Unionsorgane und -einrichtungen sowie die Personen oder Stellen, die den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 ausführen, der Kommission auf elektronischem Wege in einem interoperablen und maschinenlesbaren Format die folgenden Daten zur Verfügung: a) über den Empfänger: alle in Artikel 38 Absatz 2 Buchstaben a, b und c und Artikel 38 Absatz 6 Unterabsatz 2 aufgeführten Informationen und im Fall einer natürlichen Person außerdem das Geburtsdatum; b) über den Vorgang: alle in Artikel 38 Absatz 2 Buchstaben d und e aufgeführten Informationen sowie die eindeutige Kennung des Vorgangs; c) über den/die wirtschaftlichen Eigentümer des Empfängers, wenn es sich bei dem Empfänger nicht um eine natürliche Person handelt: Vorname(n), Nachname(n), Geburtsdatum und, falls vorhanden, Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer(n) oder Steuer-Identifikationsnummer(n) oder eine andere eindeutige im Land des/der wirtschaftlichen Eigentümer(s) spezifische Kennung der Empfänger.

Für die Zwecke dieses Artikels gewähren die Mitgliedstaaten, die Haushaltsmittel erhalten und den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 ausführen, der Kommission nur dann Zugang zu den in Unterabsatz 1 genannten Informationen, wenn sie gemäß den sektorspezifischen Vorschriften zur Aufzeichnung und Speicherung dieser Informationen verpflichtet sind.

Besteht nach sektorspezifischen Vorschriften keine solche Verpflichtung, so können die Mitgliedstaaten der Kommission auf freiwilliger Basis Zugang zu den in Unterabsatz 1 genannten, in ihrem Besitz befindlichen Informationen gewähren.

Die Kommission legt bis Ende 2027 eine Bewertung der Einsatzbereitschaft des in Absatz 2 Buchstabe d dieses Artikels genannten Systems im Hinblick auf die folgenden Kriterien vor: a) die Interoperabilität mit den einschlägigen IT-Systemen und Datenbanken, einschließlich derjenigen der Mitgliedstaaten, ist sichergestellt, sodass die einschlägigen Informationen, soweit möglich, automatisch in Echtzeit übermittelt werden können und keine doppelte Berichterstattung erfolgt; b) die Risikoindikatoren, die von dem in Absatz 2 Buchstabe d dieses Artikels genannten System verwendet werden, sind hinreichend einheitlich, objektiv, verhältnismäßig und für die Risikobewertung erforderlich und beruhen auf zuverlässigen Informationsquellen; c) das in Absatz 2 Buchstabe d dieses Artikels genannte System ermöglicht den Einsatz künstlicher Intelligenz für die Analyse und Auswertung der Daten; d) das in Absatz 2 Buchstabe d dieses Artikels genannte System steht im Einklang mit den allgemeinen Datenschutzgrundsätzen.

Für die Zwecke dieses Artikels bezeichnet „Interoperabilität“, dass Datenerhebung aus verschiedenen Quellen und Kommunikation zwischen verschiedenen Quellen in einem Mindestmaß erfolgen, das für eine wirksame Bewertung der Daten und der potenziellen Risiken erforderlich ist.

Die Unionsorgane und -einrichtungen, die Mitgliedstaaten und die Personen oder Stellen, die den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 ausführen, können das in Absatz 2 Buchstabe d des vorliegenden Artikels genannte System auf freiwilliger Basis nutzen.

(7)Das in Absatz 2 Buchstabe d genannte System wird so konzipiert, dass es die Risikobewertung bei der Auswahl, Vergabe, finanziellen Verwaltung, Überwachung, Untersuchung, Kontrolle und Prüfung erleichtert und zur wirksamen Verhütung, Aufdeckung, Korrektur und Weiterverfolgung von Unregelmäßigkeiten, einschließlich Betrug, Korruption, Interessenkonflikten und Doppelfinanzierung, beiträgt und a) ausschließlich auf Risikoindikatoren zurückgreift, die objektiv und verhältnismäßig sowie für die Risikobewertung erforderlich sind und auf zuverlässigen Daten- und Informationsquellen beruhen; b) für eine Nutzung im Einklang mit den für die Verarbeitung personenbezogener Daten geltenden allgemeinen Datenschutzgrundsätzen konzipiert ist, was Datenminimierung und Speicherbegrenzung einschließt.

Der Zugang zu den in dem in Absatz 2 Buchstabe d genannten System verarbeiteten Daten erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften und den Grundsätzen der Notwendigkeit und der Verhältnismäßigkeit und ist den Unionsorganen und -einrichtungen, die den Haushalt ausführen, den Mitgliedstaaten, die den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b ausführen, den Mitgliedstaaten, die Unionsmittel erhalten und gemäß den Haushaltsvollzugsregeln nach Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a ausführen, den Personen oder Unternehmen, die den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c ausführen, den Ermittlungs-, Kontroll- und Rechnungsprüfungsorganen der Union, einschließlich des OLAF, des Rechnungshofs und der Europäischen Staatsanwaltschaft, im Rahmen der Ausübung ihrer jeweiligen Befugnisse vorbehalten.

Die über das in Absatz 2 Buchstabe d dieses Artikels genannte System verfügbaren Daten werden dem Europäischen Parlament und dem Rat im Rahmen des Entlastungsverfahrens für die Kommission für jeden Einzelfall Verfügung gestellt, soweit dies im Rahmen der Ausübung ihrer jeweiligen Zuständigkeiten erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die Kommission ist die Verantwortliche im Sinne des Artikels 3 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 und für die Entwicklung, Verwaltung und Beaufsichtigung des in Absatz 2 Buchstabe d genannten Systems, die Gewährleistung der Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der Daten, die Benutzerauthentifizierung und den Schutz des IT-Systems vor Misswirtschaft und missbräuchlicher Verwendung zuständig.

Die Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung des in Absatz 2 Buchstabe d genannten Zwecks erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die Höchstspeicherfrist darf zehn Jahre ab dem letzten bei der Kommission für den Zeitraum eingereichten Zahlungsantrag nicht überschreiten.

(8)Für die Zwecke von Absatz 2 Buchstabe d des vorliegenden Artikels, Artikel 144 Absatz 2 und Artikel 147 und zusätzlich zu allen geltenden sektorspezifischen Vorschriften übermitteln die Personen und Stellen, die den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b ausführen, und die Personen und Stellen, die Mittel ausführen, wenn der Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a mit den Mitgliedstaaten ausgeführt wird, der Kommission über einen offiziellen Kanal, etwa das von der Kommission eingerichtete automatisierte Informationssystem, das derzeit für die Meldung von Betrug und Unregelmäßigkeiten genutzt wird (im Folgenden „Berichterstattungssystem für Unregelmäßigkeiten“), Informationen über Sachverhalte und Erkenntnisse, die ausschließlich in rechtskräftigen Urteilen oder bestandskräftigen Verwaltungsentscheidungen unter Bezugnahme auf die in Artikel 138 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv und Buchstabe d genannten Gründe festgestellt wurden, sobald sie davon Kenntnis erhalten.

Zu denselben Zwecken übermitteln die Mitgliedstaaten weitere von der Kommission angeforderte notwendige Informationen, insbesondere Informationen im Zusammenhang mit den verwaltungstechnischen Folgemaßnahmen.

(9)Mitgliedstaaten, die Unionsmittel erhalten und nach Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a ausführen, wenden Absätze 1 bis 7 dieses Artikels an.

(10)Für die Zwecke der Anwendung der Anforderungen aus den Absätzen 2, 3 und 6 dieses Artikels durch die Mitgliedstaaten, die den Haushalt gemäß Artikel 62 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b ausführen, sind Bezugnahmen auf Empfänger wie in Artikel 38 Absatz 1 Unterabsatz 2 aufgeführt zu verstehen.

(11)Die Kommission konzipiert im Rahmen der von ihr durchgeführten Kontrollstrategie, falls zweckmäßig, Kontrollen und Prüfungen, bei denen automatisierte IT-Anwendungen und gerade aufkommende Technologien zum Einsatz kommen.

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